Visok životni ritam i stalan nedostatak vremena uzrokuju stres, pa čak i depresiju. Kako bi naučili stotine tisuća ljudi da slijede svakodnevnu rutinu i da se drže svojih planova, 1970-ih. izmišljeno je upravljanje vremenom.
Što je upravljanje vremenom?
Upravljanje vremenom je skup pravila koja vam pomažu da dodijelite i planirate vrijeme. Njegov glavni cilj je povećati produktivnost. Kad znate pravilno upravljati vremenom, možete puno učiniti, efikasnije raditi i brže obavljati kućanske poslove.
U početku je upravljanje vremenom bilo potrebno samo na poslu. Ali tada je postalo jasno da je svaki osobni cilj također projekt koji se razvija na istim principima. Stoga sada postoji upravljanje vremenom u obitelji, ženama, pa čak i djeci.
Tehnike i metode upravljanja vremenom
1. “Eisenhowerova matrica”
Dwight D. Eisenhower je 34. predsjednik Sjedinjenih Država koji je rekao: „Imam dva problema: hitan i važan. Hitno nije važno, ali važno je hitno “.
Njegova matrica sortira stvari u sekundarne i glavne. Metoda je pogodna za one koji mogu podijeliti zadatke u ove četiri skupine:
- Hitno i važno – treba ih obaviti odmah.
- Važno, ali nije hitno – odlučite kada ćete to učiniti i odredite točan datum.
- Hitno, ali nije važno – delegirajte ih.
- Nije hitno i nije važno – ostavite za kasnije.
2. Metoda rajčice
Metoda je dobila ime po kuhinjskom tajmeru, koji je izrađen u obliku rajčice. Ima nekoliko principa koji pomažu u učinkovitoj realizaciji njegovog plana:
- Postavite zadatak koji treba obaviti.
- Postavite tajmer na 25 minuta.
- Radite i ne ometajte se.
- Nakon svakih 25 minuta, napravite pauzu od 5 minuta.
- Nakon svakog četvrtog “rajčice” odmarajte se 15-30 minuta.
- Radite u ovom načinu dok zadatak nije dovršen. Ako imate razmišljanja o drugim stvarima koje vas ometaju, zapišite ih da biste se kasnije vratili ovome..
3. Franklinova piramida
Sustav za planiranje ciljeva različitih veličina (od globalnih do dnevnih). U dnu piramide su glavne životne vrijednosti. Slijedi globalni cilj. Ako vam je bogatstvo glavna vrijednost, globalni cilj bit će ostvariti poslovanje-carstvo.
Da biste to postigli, potreban vam je glavni plan – treći korak piramide. Nakon toga dolazi dugoročni plan na 3-5 godina. Slijedi kratkotrajno 1-12 mjeseci. Na kraju piramide plan za dan i tjedan.
4. “ABVGD”
Način postavljanja prioriteta:
- – Važna i hitna pitanja koja se moraju riješiti.
- B – stvari koje se mogu odgoditi, ali i treba ih učiniti.
- U – manjim zadacima koje ne možete raditi.
- G – što treba prenijeti na drugoga.
- D – zadaci koji su uklonjeni s popisa.
5. Tehnika upravljanja vremenom „Vrijeme“
Vrsta upravljanja vremenom u kojoj trebate zabilježiti sve akcije i zabilježiti vrijeme provedeno na njih. Vrijeme će pokazati koliko sjedite na društvenim mrežama, razgovarate telefonom, radite, razgovarate s prijateljima ili čitate.
Ova tehnika pomaže u prepoznavanju “privremenih praznina” kojih niste ni bili svjesni. Izvedite takav eksperiment 2-3 dana. Ovo će biti dovoljno za širu sliku..
6. Metoda jesti žabu
“Jedenje žabe” znači obavljanje malog, ali neugodnog zadatka koji stalno odgađate. Na primjer, poziv udaljenom rođaku, razgovor s upravom, čišćenje stana. Takve se male stvari postupno nakupljaju, čine nas odgodnim, odvlačeći se od velikih zadataka.
Suština metode je u prvom redu riješiti ih, “pojesti žabu”. Uzmi dva sata tjedno ili odlučite jedno svako jutro.
7. “Pronašao sam vremena
Tehnika izvođenja malih zadataka prvom prilikom. Odaberite unaprijed 5-10 malih slučajeva za koje nemate dovoljno vremena, i budite spremni na njih kada se pojavi slobodan “prozor”.
8. Metoda “švicarskog sira”
Odlučivanje poslova bilo kojim redoslijedom. Kada se suočite s teškim zadatkom, lakše je započeti s malim koracima koji izgledaju lakši. Na primjer, ako pišete prezentaciju, počnite sa slikama ili naslovima, a zatim radite na tekstu. Nekako pojedete puno malih rupa u jednom velikom komadu sira.
9. Pareto zakon
Pareto je talijanski ekonomist koji je napomenuo da 20% najviše održivih mahuna graška daje 80% usjeva u njegovom vrtu. Na temelju toga stvorio je zakon – “20% napora daje 80% rezultata, a preostalih 80% napora – samo 20% rezultata”.
Kasnije se to počelo potvrđivati i na drugim područjima života. Poslovni ljudi kažu da 80% dobiti ostvaruju od samo 20% kupaca.
Pareto princip poziva na pronalazak „središnjeg čvora“, na što bi se mogao usredotočiti. Razumijevanje svojih “čvorova” lakše je posvetiti vrijeme glavnoj stvari, a manje raditi na sporednoj.
10. “Formula 10-3-2-1-0”
Produktivnost ovisi o razini raspoloženja i blagostanja. Metoda 10-3-2-1-0 pomaže pripremiti se za krevet i buditi budni naredni dan. Ovdje se postepeno odričete distrakcija..
- Odustanite od kave 10 sati prije spavanja.
- 3 sata od hrane i alkohola.
- 2 sata od posla.
- Isključite sve uređaje za 1 sat.
- 0 – koliko puta se gumb alarma pritisne na alarm.
Pravila upravljanja vremenom
1. Napravite popise obveza
Osnova upravljanja vremenom je planiranje svih velikih i malih zadataka. Popravite sve što imate na umu dan / tjedan / mjesec da ne biste odredili prioritet u svom umu. To možete učiniti na papiru ili u Excelu, ali povoljnije – u mobilne aplikacije.
Da biste stvari postigli brže, ispred svakog vremena naznačite vrijeme koje je potrebno za njegovu provedbu. Ali zapamtite da planirati ne znači sve planirati u nekoliko minuta i stres kad se stvarnost ne poklapa s planom..
2. Postavite jasne ciljeve
Pravilno postavljanje cilja pomoći će u određivanju točnog vektora. U radu je bolje usredotočiti se na ključne pokazatelje uspješnosti kako ne biste dali nejasne planove za tjedan, tromjesečje ili godinu. Ispravan cilj je povećati promet na web stranici za 20% u tri mjeseca.
Osobni ciljevi također bi trebali biti mjerljivi i ostvarivi, na primjer, prikupiti 200 tisuća za godišnji odmor za šest mjeseci. Stoga odustanite od zadataka poput “bolji” ili “obilaženje konkurencije”.
3. Cjelovito ispunite ciljeve
Multitasking je glavni neprijatelj upravljanja vremenom. Ne pokušavajte učiniti sve odjednom. Važnije je shvatiti koji zadatak ima prioritet i kada ga možete brže dovršiti..
Sve radite uzastopno, razbijajte velike ciljeve u male korake kako biste se uspjeli koncentrirati i glatko prebacivati. Radite redovito i dosljedno. Ako ste postavili cilj naučiti engleski jezik, onda će korak biti memoriranje 30 novih riječi svaki dan.
Izuzetak je upravljanje vremenom za roditelje, kada se neke stvari mogu raditi u komunikaciji s djecom (na primjer, čišćenje i istodobno pričanje bajki).
4. manje ometati.
Jedna od glavnih vještina upravljanja vremenom je koncentracija. Odredite određeno vrijeme za produktivni rad. Zamolite svoje kolege ili obitelj da “zaborave” na vas u ovom periodu. Isključite obavijesti na svom telefonu u chatovima koji nisu važni za rad.
Omogućite ograničeno vrijeme za pozive i pomicanje putem interneta. Na primjer, 40 minuta ujutro za čitanje vijesti, 30 minuta popodne za komunikaciju s voljenima, jedan i pol do dva sata navečer za zanimljiv sadržaj, za istovar misli.
Za eksperiment napravite nekoliko “iskrcajnih” dana kada se uopće nećete prijaviti na društvene mreže.
Registrirajte se za Rescuetime.com. Ovaj softver pokazuje koja web mjesta “proždiru” vaše vrijeme više od drugih..
Ako naiđete na zanimljiv članak, instalirajte nastavak Getpocket. Spasit će se zanimljiv tekst ili videozapis koji možete pogledati nakon posla.
5. Organizirajte rutinske poslove
Učinkovitost ovisi o tome što vas okružuje. Stoga svoj prostor učinite ugodnim i optimizirajte svoju rutinu. Zapišite sebi predloške teksta za pitanja iste vrste od kupaca i spremite ugovore u zasebnu mapu na radnoj površini kako biste brzo provjerili informacije.
Izradite sigurnosnu kopiju i držite ga u oblaku. Umnožite druge dokumente na mreži kako biste ih pogledali u bilo kojem trenutku..
6. Delegat
Da biste brzo dovršili zadatak koji vam je dodijeljen na poslu, delegirajte njegove “veze” drugima. Slobodno dijelite odgovornosti s kolegama ako radite na zajedničkom projektu i nemojte biti ubijeni svaki dan zbog toga perfekcionizam.
Isti predmet dobro djeluje za majke koje ne žele zatražiti pomoć od svojih partnera ili se ne boje povjeriti svoje dijete njima..
7. Naučite reći ne
Upravljanje radnim vremenom ne podnosi sve vrste „vampira“ – stvari za koje duša ne laže. Kad vam se nešto čini nepraktičnim, ne bojte se odbiti ljude sa njihovim projektima, prijedlozima, pa čak i zahtjevima. Da biste ostali pristojni, upotrijebite izraze:
- “Vaš prijedlog zvuči zanimljivo, ali imam mnogo posla.” Ovom frazom izražavate interes, pojasnite da je prijedlog dobar, ali ne možete u njemu sudjelovati. Malo je vjerojatno da će biti pogodan za rodbinu, ali za nepoznate ljude dobro će funkcionirati.
- “Zapravo, ne znam mnogo o tome, pokušajte pitati Nazara. Ovdje je profesionalac. ” Ako zaista imate malo iskustva u određenoj stvari, preporučite drugu osobu. Tako se oslobađate nepotrebnih zadataka i pomažete u zahtjevu.
- “Ne mogu to učiniti, ali pomoći ću ti u tome …” Fraza koja vam omogućuje da se maknete od opsjednutosti i sami odaberete što ste spremni učiniti.
8. Vodite dnevnike
Potrebno je popraviti ne samo buduće stvari, već i misli, kao i zadatke koji nisu bili uključeni u planove.
Lakše je razumjeti gdje ćete provoditi svoje slobodno vrijeme i ne zaboraviti ono važno. U dnevniku se zapitajte: što treba učiniti? što može ometati? kako utvrditi je li dan bio uspješan?
Za bilješke su prikladne obične “bilješke” na pametnom telefonu – to je mnogo brže od pisanja rukom u papirni dnevnik.
9. Slijedite “bioritme”
Živite u skladu sa svojim tijelom. Obavljajte zahtjevne zadatke kada je mozak najproduktivniji (čak i ako vrhovni učinak padne u jedan ujutro).
Koristite posebne mobilne aplikacije, koji vas mogu probuditi, odrediti najbolje vrijeme za spavanje i analizirati ga.
10. Pohvalite se
Da biste zadržali motivaciju, ohrabrite se. Vježbe upravljanja vremenom nemoćne su ako ih radite kroz zube, lišavajući sebe pozitivnih emocija.
Odaberite stvar ili uslugu koja će donijeti zadovoljstvo kada se ispune planovi: od čokolade do putovanja vikendom. Zabilježite uspjehe u bilješke, zapišite postignuća i zabilježite dan / tjedan / mjesec.
To je posebno važno u okviru upravljanja vremenom za žene koje u svakodnevnom životu zaboravljaju da je briga o sebi također dio doprinosa obitelji..
Slični članci
-
Ekstremno upravljanje vremenom – Nikolay Mrochkovsky, Alexey Tolkachev
Između redovnih provjera na Instagramu, kućanskih poslova i obiteljskih obaveza, teško je navesti sebe na bolje izvršavanje zadanih zadataka. Čini se da je…
-
6 životnih hakira za povećanje učinkovitosti
Moderni ljudi često rade prekovremeno da bi postigli svoje ciljeve. Sam rad oduzima im osobno vrijeme i energiju, a zadatak ispunjavaju na vrijeme…
-
Aplikacije za upravljanje vremenom Upravljanje vremenom je složna, ali neophodna vještina uspješne osobe. Nemoguće je imati na umu sve ideje,…
Kako upravljanje vremenom može pomoći u boljem upravljanju vremenom? Kako se organizirate i raspodjeljujete svoje zadatke kako biste postigli više u kraćem roku? Imate li neke konkretne strategije koje koristite za optimizaciju svog vremena i povećanje produktivnosti? Volio/la bih čuti vaše savjete i iskustva u ovoj oblasti!
Upravljanje vremenom je ključno za poboljšanje produktivnosti i postizanje ciljeva u kraćem roku. Da bih se organizirao/la i raspodijelio/la svoje zadatke, koristim razne strategije. Prvo, pravim prioritete i ciljeve kako bih imao/la jasniju sliku što trebam postići. Također, koristim alate poput to-do liste ili kalendara kako bih vizualno prikazao/la svoje zadatke i rasporedio/la svoje vrijeme.
Jedna efikasna strategija koju koristim je tehnika “pomodoro”. Radim 25 minuta koncentrirano na jedan zadatak, a zatim uzimam pauzu od 5 minuta. Nakon 4 “pomodora”, uzimam dužu pauzu. Ova tehnika mi pomaže održati fokus i povećati produktivnost, jer zadatak podijeljen na manje dijelove postaje manje zastrašujući.
Također, pokušavam eliminirati ili smanjiti vrijeme provedeno na distrakcijama poput društvenih mreža ili beskorisnih aktivnosti. Postavljam određeni raspored u kojem rezerviram vrijeme za te distrakcije kako bih imao/la kontrolu nad njima.
Važno je biti realan/na i prepoznati svoje granice. Ne preopterećujem se zadacima i izbjegavam multitasking, jer sam ustanovio/la da me to često usporava. Umjesto toga, fokusiram se na jedan zadatak ujedno i dozvoljavam si odgovarajuće vrijeme za odmor kako bih održao/la visoku razinu produktivnosti.
Ove strategije su mi pomogle poboljšati upravljanje vremenom i povećati produktivnost. Svako iskustvo je jedinstveno, pa je važno eksperimentirati i pronaći ono što najbolje odgovara vlastitim potrebama i radnom stilu.
Upravljanje vremenom je ključno za bolje upravljanje zadacima i postizanje veće produktivnosti. Koristim nekoliko strategija kako bih optimizirao svoje vrijeme. Prvo, izrađujem dnevni raspored koji detaljno planira moje obaveze i zadatke za taj dan. Također postavljam prioritete tako da najvažnije zadatke radim prvo. Korištenjem tehnika kao što su Pomodoro tehnika, koja uključuje rad u intervalima, i udruživanje sličnih zadataka, povećavam efikasnost i smanjujem gubitak vremena. Također koristim alate kao što su aplikacije za upravljanje zadacima i kalendar kako bih se bolje organizirao. Redovito provjeravam svoj napredak i prilagođavam raspored prema potrebi. Važno je biti discipliniran i držati se plana kako bih maksimizirao svoju produktivnost.