Kako stvoriti radno mjesto u uredu

Sadržaj članka

---

• Uredsko radno mjesto
• Kakav je to – moderan ured
• Uredski namještaj
• Uredsko radno mjesto – rasvjeta
• Svjež i čist uredski zrak – ventilacija
• Uredski ukras
• Uredsko radno mjesto sa stajališta modernog menadžmenta
• Sortiranje
• Racionalni položaj (postavljen redoslijedom)
• Čišćenje dokumenata (brišući)
• Standardizacija
• održavanje

---

U ovom članku: Planiranje modernog ureda izbor uredskog namještaja; rasvjetni zahtjevi; svjež zrak u uredu; uređenje prostora; moderno upravljanje – 5S sustav.

Uredsko radno mjesto

Koliko vremena provodimo na poslu? Zakonom su utvrđeni radni dan od 8 sati, 40 sati (pet dana) i 48 sati (šest dana) radnog tjedna. Zapravo morate ostati na svom radnom mjestu 9-10 sati – velike količine, hitni zadaci, izvještaji, sažeci itd. Radno mjesto izlazi na vrh radnim danom, a kod kuće možete gledati samo televiziju i spavati – učinkovitost i produktivnost svakog zaposlenika u bilo kojoj tvrtki ovisi o ispravnosti organizacije radnog mjesta..

Kakav je to – moderan ured

Postoje dvije glavne sheme za izgradnju ureda: uredi i hodnici između njih (klasična shema), otvoreni uredski prostor (američka shema). Klasični ured svojevrsna je baština prošlog stoljeća, podijeljen je u grupe, biroe i odjele, vrata ureda opremljena su natpisima koji pokazuju tko se nalazi u sobi iza njih. Klasični ured ima jedno zajedničko s uredom američke sheme – uprava tvrtke u pravilu zauzima najviši kat zgrade..

Američki uredski izgled odjednom ima nekoliko prednosti: značajne uštede prostora (bez unutarnjih zidova); demokracija (radna mjesta razdvajaju se samo tankim pregradama u potpunoj odsutnosti unutarnjih vrata); jednostavnost uvođenja bilo kakvih funkcionalnih promjena. Ovaj će raspored uvelike olakšati probleme u komunikaciji i linearnoj koordinaciji. Polu prozirne ploče pregrada, koje dijele otvoreni ured na radne prostore, istodobno obavljaju dva zadatka: stvaraju iluziju izoliranog prostora za zaposlenike i pomažu u raspršivanju svjetla, praktično ne stvarajući zone sjena.

Većina ruskih ureda preferira mješoviti izgled s elementima otvorenih i klasičnih ureda u skladu s vizijom višeg menadžmenta – tačnije je ako izgled izračunaju stručnjaci.

Uredski namještaj

Radno mjesto u uredu nezamislivo je bez minimalnog seta namještaja – stola, noćnog ormarića, ormara za knjige i udobne stolice. Glavna stvar u odabiru uredskog namještaja bit će njegova ergonomija: najveća moguća udobnost i minimalan stres na ljudskom tijelu.

Uzmite, na primjer, klasičnu uredsku stolicu – na njoj možete sjediti bez štete tijelu samo 15 minuta dnevno. U isto vrijeme, udobna stolica (nasloni za ruke, naslon za glavu, podesiva visina sjedala i položaj naslona) smanjuje stres na mišiće i kralježnicu, podržavajući tijelo u cijelom kontaktnom području.

Ergonomski uredski stol ne mora imati točan geometrijski oblik – zakrivljene linije vrha stola omogućuju mu širu upotrebu, jer ljudske ruke ne mogu pokriti područje veće od 40 cm, tj. morat ćete posegnuti za željenim dokumentom i naprezati mišiće leđa. Pa ipak – površina stvarno dobrog uredskog stola nije manja od 1 m².

Dodatnu pogodnost za rad stvorit će pomoćni uređaji: stalci, ladice i razne nadgradnje. Ali važno je ne pretrpavati radnu površinu s njima, koristiti mobilne noćne ormariće i police sa šarkama. Prvo pravilo ureda – sve bi vam trebalo biti pri ruci, samo ga trebate ispružiti.

Tipkovnica računala – nezamjenjiv atribut ureda – mora biti postavljena na stolu što je moguće dalje od ruba, jer Ruke u suspendiranom položaju izložene su kroničnim uganućima. Stoga je kupovina stola s izvlačnom policom na tipkovnici krajnje nesretna odluka koja ne doprinosi ni praktičnosti ni zdravlju uredskog radnika..

Uredski ormarići – trebali bi biti postavljeni što je moguće bliže radnom stolu (štedeći vrijeme), ali tako da ne blokiraju glavni hodnik. Dimenzije i strukturni materijal namještaja za ormariće: otvorene niše za ormare, prozirne police i zidovi od kaljenog stakla vizualno će proširiti prostor, stvoriti više udobnosti za uredske radnike i posjetitelje.

Uredsko radno mjesto – rasvjeta

Rad u slabo osvijetljenoj sobi stresan je za oči, što dovodi do brzog umora očiju. Stoga trebate tretirati raspored svjetiljki, vrstu svjetiljki u njima s ne manje pozornosti nego pitanjima planiranja i opremanja. Potrebno je postići najidealniju rasvjetu koja omogućuje radniku bilo koje vidne oštrine da lako razlikuje znakove i simbole i na papiru i na monitoru računala.

Na primjer, ne biste trebali uskladiti rasvjetu s fluorescentnim svjetiljkama – takvo svjetlo uzrokuje umor zbog treperenja (frekvencija 50 Hz), najbolje rješenje bi bile halogene žarulje. Sveobuhvatnu rasvjetu izračunavaju stručnjaci, početni podaci bit će namjena svake sobe, broj radnih mjesta, prisutnost / odsutnost prirodnih izvora svjetlosti. Izvori umjetne rasvjete, ako su pravilno izgrađeni, stvorit će potrebno psihološko raspoloženje zaposlenika i posjetitelja.

Svjež i čist uredski zrak – ventilacija

Potreba za svježim zrakom u zatvorenim prostorima jednako je hitna kao i učinkovita kontrola klime, posebno ako isti prostor sadrži radna mjesta nekoliko zaposlenika. Školski tečaj biologije: udisati zrak bogat kisikom – izdahnite veliku količinu ugljičnog dioksida. I što se više akumulira ugljični dioksid, to se ljudi još gore osjećaju – pospanost, glavobolja, oštar pad radne sposobnosti.

Ovisno o doba godine, problem se rješava otvorenim prozorima, međutim, zajedno s čistim zrakom, vanjskim zvukovima, mirisima i gradskom prašinom prodire u ured. Splitski sustavi su, iz nepoznatog razloga, smatrali rješenje problema, u stvarnosti ne rješavaju ništa – jednostavno ne mogu. Unutarnji sušilo za kosu podijeljenog sustava savršeno pogoduje i čisti zrak od prašine, ali ne osigurava opskrbu kisikom – vanjska jedinica odvajača dizajnirana je za hlađenje rashladnog sredstva sustava, a ne za uzimanje vanjskog zraka. Osim toga, u sobi će uvijek biti jedno ili dva radna mjesta, ispuhana strujom zraka iz podijeljenog sušila za kosu – zajamčena je kronična prehlada..

Optimalno rješenje je centralni klimatizacijski sustav koji vrši čišćenje, hlađenje / grijanje, vlaženje / odvlaživanje dovodnog zraka. Zahvaljujući tome ured će imati optimalnu mikroklimu i stalnu opskrbu svježim, čistim zrakom u bilo koje doba godine..

Uredski ukras

U pravilu, dizajn interijera ureda dizajniran je u takozvanom “poslovnom” stilu, koji se također može opisati kao bezličan. Plakati, slike, reprodukcije i kompozicije vitraža pomoći će unošenju boja u atmosferu ureda. Uz njihovu pomoć možete jasno definirati radna područja – na primjer, prijem (recepcija) mora biti uređen u stilu slike tvrtke kako bi se stvorili svijetli pozitivni dojmovi za posjetitelje.

Nagomilavanje na prozorskim daskama neugodnih biljaka u saksiji, tako karakterističnih za sovjetske institucije, u modernom je uredu apsolutno nemoguće. Ali ne biste ih trebali potpuno napustiti, samo morate pažljivo pristupiti odabiru biljnih vrsta i njihovom smještaju. Palme su savršene za konferencijske dvorane i dvorane, jedno veliko postrojenje za upravni ured i nekoliko malih biljaka za prijem. Dekoracija dostojna bilo kojeg ureda bit će zimski vrt u kojem se možete opustiti ili održati poslovni sastanak u opuštenijoj atmosferi. Bolje je povjeriti uređenje ureda biljkama profesionalnom fitološaru..

Uredsko radno mjesto sa stajališta modernog menadžmenta

Temelji se na 5S sustavu, koji je japanska korporacija Toyota razvila i uspješno koristila zadnjih 50 godina..

Sortiranje

Omogućit će vam da u potpunosti riješite problem kaosa na radnom mjestu, stvoren različitim nepotrebnim dokumentima i predmetima (opremom) pohranjenim godinama “za svaki slučaj”. Potrebno je zajedničkim naporima identificirati i premjestiti na određeno mjesto (crvenu zonu) takve kandidate “za eliminaciju”, obilježavanje crvenim naljepnicama. Ako nakon mjesec dana nema potrebe za predmetima iz crvene zone, oni se moraju prodati, reciklirati ili zbrinuti.

Racionalni položaj (postavljen redoslijedom)

Za svaki dokument u uredu morate izdvojiti određeno mjesto na kojem se dokument vraća nakon svake isplate. Time se vrijeme za pronalaženje potrebnih dokumenata i obrazaca svodi na minimum..

Čišćenje dokumenata (brišući)

Na kraju radnog dana svaki se dokument mora vratiti na svoje mjesto. Nije dopušteno zatrpati radnu površinu gomilama mapa i dokumenata – trebat će im radno vrijeme koje poslodavac plaća kako bi pronašao onu pravu.

Standardizacija

Unutar određenog poduzeća potrebno je razviti standarde za sve radne procese, kao i vertikalne i horizontalne komunikacije između odjela tvrtke. Kao rezultat, veliki broj pitanja koja se svakodnevno pojavljuju bit će riješena u najkraćem mogućem roku i bez uključivanja menadžerskog tima..

održavanje

Potrebno je automatsku primjenu svih dosadašnjih pravila među uredskim zaposlenicima. Trebali bi postati navika, svojevrsna norma ponašanja u ovom uredu..

Da biste prepoznali potrebu za uvođenjem sustava 5S, dovoljno je provesti mali test, upućujući zaposlenika da pronađe određeni dokument (bilo koji izvještaj, obrazac, ugovor) i zabilježi vrijeme koje je proveo u pretragama. Ako je vremenski interval duži od minute – hitno su potrebne drastične promjene u menadžmentu.