Upravljanje ljudskim resursima u organizaciji ili poduzeću – vođenje evidencije o osoblju i tijeku rada

Sadržaj članka

---

• Što je uprava za ljudske resurse
• Ciljevi i ciljevi
• Pravni propis
• Pravni okvir poduzeća
• Upravljanje HR dokumentima u organizaciji
• Osoblje u obliku T-3
• Radni raspored
• Ugovor o radu
• Nalozi za osoblje
• Opis posla
• Kako organizirati uredski rad u službi za osoblje
• Kadroviranje ljudskih resursa
• Privlačenje stručnjaka za HR outsourcing
• Računovodstvo osoblja od početka, korak po korak
• HR zahtjevi
• Prava i obveze službenika za osoblje
• Uprava za ljudske resurse
• Pretraživanje i registracija osoblja
• Faze zapošljavanja
• Osobne kartice i formiranje osobnog dosjea zaposlenika
• HR časopisi
• Vođenje radnih knjiga
• Sistematizacija i pohrana dokumenata
• Elektronička evidencija osoblja

---

Opća definicija kaže da je upravljanje evidencijama ljudskih resursa proces evidentiranja, održavanja dokumenata o osoblju. Ova je tema relevantna i za individualne poduzetnike i za pravne osobe. Papirologija ima stroge zakonodavne standarde, a opisana pravila trebaju uzeti u obzir svi rukovoditelji, odjeli za ljudske resurse u poduzećima. Uz pomoć uprave za ljudske resurse, moguće je optimizirati proces upravljanja osobljem, organizirati rad svakog tima i pojednostaviti postupak prijavljivanja..

Što je uprava za ljudske resurse

Osnove upravljanja ljudskim resursima uključuju čitav proces izrade radova, njihovog završetka, izvještavanja o osoblju koje radi u tvrtki. Svako objavljeno ima pravnu snagu, uključujući i one koje se formiraju na temelju zahtjeva zaposlenika. Proizvodnja osoblja se često bavi proizvodnjom osoblja, čija su takva posla osoblje:

• platni spisak;
• prijava godišnjih odmora, bolovanja;
• priprema certifikata.

Ciljevi i ciljevi

Ciljevi i zadaci ovog odjela za osoblje su:

Smjer rada	Zadaci zaposlenika
Računovodstvo, registracija, kontrola	Vođenje evidencije o broju zaposlenih, prijavi na posao, otkazima
Propisi o radu	Upoznavanje s dužnostima, izbor radnog mjesta, prostora
Koordinacija, obuka	Izvođenje tečajeva, obuka, usavršavanje, prekvalifikacija, provjera radnog učinka
Rad s dokumentima	Stručnjaci ovog odjela uključeni su u sastavljanje radova, knjiga, rasporeda rada, vođenje registra, izvještavanje
Organizacija	Organizacija aktivnosti prema uputama

Pravni propis

Rad osoblja reguliran je brojem regulatornih zakona, naredbi i skupa pravila na regionalnoj ili državnoj razini. Nepridržavanje zahtjeva navedenih u regulatornom okviru predstavlja kršenje. Glavni regulatorni akti za proizvodnju osoblja:

• državni propis o radnim knjigama (2003);
• pravila upravljanja uredom i upravljanja dokumentima od 2009. godine;
• savezni priručnik za papire za zaposlenike;
• opći zahtjevi odobreni naredbom ministarstava.

Pravni okvir poduzeća

U svakom se poduzeću koristi niz dokumentacije koja regulira rad cijelog osoblja. Kretanje dokumenata i njihova priprema provodi se prema uputama, gore propisanim regulatornim okvirom. Pravni okvir poduzeća podijeljen je u pet ključnih kategorija reguliranih internim naredbama poduzeća:

• charter tvrtke;
• radni raspored;
• norme za zaštitu osobnih podataka;
• zaštita rada (regulirana saveznom arhivskom uredbom);
• raspored rada osoblja (i kadrovski dokumenti).

Upravljanje HR dokumentima u organizaciji

Jedinstveni sustavi računovodstva vrijednosnih papira u poduzećima podijeljeni su u tri glavne kategorije, među kojima su interni propisi, osoblje i propisi o naknadama. Prva kategorija uključuje promet vrijednosnih papira na rasporedu odmora, popunjavanje dokumenata o rasporedu rada. Drugi je stav globalniji i sadrži odredbu o pripremi računovodstvenih politika ugovora i papira. Uredba o plaći rada uređuje sva pitanja u vezi s isplatom plaća, bonusa, bolovanja, odmora i otpremnina nakon otkaza.

Osoblje u obliku T-3

Osoblje u obliku T-3 predstavlja jedinstvenu vrstu papira koja opisuje cjelokupnu strukturu osoblja u poduzeću ili tvrtki. Stupci sadrže podatke o punom imenu, položaju zaposlenika, jedinici na kojoj je naveden. Prema normativnim i zakonodavnim normama tamo je propisana službena plaća specijalista. Svaku promjenu u postupku registracije trebao bi propisati računovodstveni odjel u ovoj tablici osoblja prema obrascu T3. Upute za popunjavanje uvijek sadrže preporuke za svaki stupac. Dokument ukupno uključuje 5 informativnih točaka.

Radni raspored

Raspored rada dokument je koji odobrava dnevnu rutinu stručnjaka. Tijek rada uređen je rasporedom voditelja. Uključuje stavke o potrebi inspekcije u skladu s primjenjivim zakonom, ručku i stankama, izvještavanju. U nekim tvrtkama službenik zahtijeva izvještaj svaki tjedan ili mjesec (dokument mora biti potvrđen potpisima zaposlenika i poslovnog menadžera nakon ovjere). Plan, raspored planiraju se za buduće radno razdoblje. Praćenje vremena zaposlenika.

Ugovor o radu

Ugovor o radu je dokument civilnog tipa koji se sastavlja između budućeg zaposlenika i poslodavca. Tipični obrasci za ovu vrstu dokumenta nisu pretpostavljeni, a ugovor se ispunjava besplatnim obrascem u kojem se navode kvalifikacije (radna mjesta) i razdoblje rada. Tamo je napisan i potreban rezultat. Prema pravnim standardima, ova vrsta dokumenta vrlo je slična ugovornom dokumentu, jer propisuje konačni rezultat rada, a ne njegovu strukturu. Za otpuštanje zaposlenika potrebno ih je finalizirati samo prije isteka ugovora.

Nalozi za osoblje

Povratak zaposlenika na radno mjesto, zapošljavanje stručnjaka provode se prema nalogu osoblja. Ova vrsta dokumenta propisuje imenovanje osoblja za radno mjesto i druga kretanja stručnjaka u odjelima. U izradi uputa i naredbi sudjeluju zaposlenici odjela za osoblje i stariji zaposlenici. Lokalne odluke donose menadžeri / administratori poduzeća. Nalozi imaju jedinstveni oblik, utvrđuje ga regulatorni okvir. Rok trajanja papira treba biti u računovodstvenom odjelu ili u odjelu osoblja do pet godina ili više (ovisno o vrsti naloga).

Opis posla

Opisi poslova – ovo je dokument koji propisuje odgovornost stranaka (zaposlenika i poslodavca), a također sadrži podatke o uputama i odgovornostima određenog stručnjaka na položaju koji on drži. Potvrđuju se pečatom organizacije i potpisom odgovorne osobe. Za ovaj dokument potrebne su tri kopije. Jedan ostaje u odjelu za osoblje, drugi kod izvršitelja, a treći kod rukovoditelja ili administratora određenog odjela. Svrha ove naredbe je optimizirati procese upravljanja osobljem u poduzeću.

Kako organizirati uredski rad u službi za osoblje

Ispravno vođenje evidencije o kadrovima podrazumijeva visoku razinu odgovornosti. Djelatnici odjela za osoblje moraju osigurati da datumi potpisivanja odgovaraju stvarnim. Održavanje knjiga o radu, drugih kadrovskih dokumenata možete povjeriti tvrtkama koje imaju autorska prava. Odgovornosti službenika za ljudske resurse:

• kreirati raspored rada, računovodstvenu dokumentaciju koja se odnosi na odmor;
• sastavlja dokumente za zaštitu rada (zahtijevaju vladina tijela);
• pripremiti i pisati naloge;
• platni spisak i kontrola plaćanja premija.

Kadroviranje ljudskih resursa

Usluga osoblja obavlja se kad sve računovodstvo i sve odobrenje obavlja samo angažirano osoblje iz odjela za ljudske resurse. Ovakav način papirologije je relevantan za poduzeća i tvrtke sa 20-30 ljudi osoblja. Državni standardi zahtijevaju strogo pridržavanje obrasca svih naloga i drugih zahtjeva, u protivnom pravna osoba može dobiti kaznu. U sektoru usluga, gdje je do 30 ljudi registrirano kod jedne pravne osobe, isplativije je koristiti usluge outsourcing poduzeća.

Privlačenje stručnjaka za HR outsourcing

Privlačenje stručnjaka iz outsourcing tvrtke za HR uštedjet će novac i smanjiti ukupan broj osoblja. Neovisni stručnjaci obavljaju cjelokupnu količinu potrebnog rada na pripremi naloga, rasporeda. Oni vode poseban časopis i reguliraju rad svakog stručnjaka u tvrtki. Outsourcing upravljanja osobljem obilježava činjenica da pravna osoba nema vlastiti odjel za osoblje te ovaj zadatak povjerava posebnom timu za umjerenu naknadu.

Računovodstvo osoblja od početka, korak po korak

Za vođenje evidencije dokumenata odjeljenja za osoblje potrebni su uredska oprema i ured. Važno je imati jak sef. Naredbom treba imenovati voditelja sustava upravljanja dokumentima. Nakon toga formiraju se unutarnji akti. Za svakog zaposlenika u tvrtki potrebno je imati zasebnu mapu u koju će se pohraniti njegova radna knjižica. Kadrovska dokumentacija zahtijeva čuvanje ove dokumentacije tijekom cijelog razdoblja položaja stručnjaka. Tijekom aktivnosti odjela unose se u knjige, sastavljaju se naredbe.

HR zahtjevi

Upravljanje ljudskim resursima relativno je složen proces koji zahtijeva određene teorijske, praktične vještine. Regulatorni okvir za ovo radno mjesto sadrži popis uvjeta pod kojima specijalist može zauzeti tu poziciju. Obrazovne institucije ne razlikuju zaseban profil kao vođenje evidencije o osoblju. Za aktivnosti u odjelu za ljudske resurse su prikladni rukovoditelji, administratori. Dakle, poslodavci se imenuju osobe s pravnim obrazovanjem, radi zaštite podataka ili za upravljanje dokumentima.

Prava i obveze službenika za osoblje

Prva obveza takvih službenika je poznavanje pravnog okvira, udovoljavanje utvrđenim računovodstvenim pravilima. Gore su spomenuti članci, savezni zakoni kojih se treba pridržavati prilikom vođenja upravljanja osobljem. Kadrovski službenik ima pravo primati informacije od zaposlenika, pregledavati osobne mape, vidjeti knjigovodstvenu knjigu (plaću). Autoritet stručnjaka na ovom polju uključuje potpisivanje potpisa, rad s poslodavcima na poboljšanju performansi osoblja.

Uprava za ljudske resurse

Danas se upravljanje evidencijama o osoblju vrši iu pisanom i digitalnom obliku. Dokumentaciju potpisuju osobno ovlašteni zaposlenici. Za održavanje dokumentacije koriste se državni standardi koji objedinjuju sve predloške i obrasce. Potrebno je uzeti u obzir norme GOST R 6.30-2003 i GOST R 7.0.8-2013. Važni papiri su pohranjeni u posebnim mapama ili metalnim sefovima. Ovisno o opsegu i opsegu tvrtke, stručnjaci se moraju pridržavati različitih zahtjeva za učestalost izvještavanja.

Pretraživanje i registracija osoblja

U početku, prije registracije zaposlenika, morate pronaći specijalizirano osoblje koje bi udovoljilo strogim kriterijima (oni bi trebali biti povezani sa specifičnostima rada). Da biste to učinili, koristite specijalizirane biroe, agencije, stranice za traženje posla, razmjenu radne snage ili privatne oglase u novinama, medijima, na web stranicama. Nakon toga sastavljaju se obvezni kadrovski dokumenti, vrši se izvršenje, potpisuje se ugovor o radu ili ugovor.

Faze zapošljavanja

Postupci registracije ljudi na radno mjesto započinju unošenjem podataka o tražitelju posla u poseban časopis. Tablica bilježi podatke o iskustvu, radnom iskustvu, prethodno zauzetim pozicijama. Nakon odobrenja donosi se naredba o imenovanju osobe na određeno radno mjesto. Posljednja faza je formiranje osobne mape, sastavljanje poslova u tvrtki, odjelu. U ugovoru su navedene informacije o dužnostima, o plaći na pošti.

Osobne kartice i formiranje osobnog dosjea zaposlenika

Vrste kadrovskih dokumenata uključuju osobnu karticu zaposlenika. Sadrži sve podatke o bračnom statusu, puno ime, fotografiju je također zalijepljeno i upisuje se datum rođenja. Sve to rade poslodavci kako bi formirali paket podataka o svakom članu zaposlenika tvrtke. Prema zakonu, ti se podaci ne mogu prenijeti trećim osobama. Mape, ormarići ili čak metalni sefovi koriste se za vođenje osobnih datoteka (ovisno o razini opreme ureda tvrtke).

HR časopisi

Proizvodi na tiskanom papiru pomažu u sistematizaciji izvještavanja i pojednostavljuju tijek rada. Dokumentacija u obliku papiroloških papira uključuje sljedeće vrste:

• o kontroli dokumenata, papira koji se dostavljaju društvu ili poduzeću;
• o kontroli vremena, razdoblja poslovnih putovanja;
• kontrolirati bilo kakve bilješke, izjave;
• evidencije radne snage.

Vođenje radnih knjiga

Vođenje evidencije o osoblju obvezuje stručnjake da vode radnu knjižicu. Sva se evidencija vodi ako je osoba u poduzeću službeno registrirana. Zaposlenik dobiva radnu knjižicu nakon otkaza. Ova dokumentacija bilježi sve promjene u vezi sa položajem, nagradama. Obuka za upravljanje ljudskim resursima ispočetka uključuje obvezne točke o ispravnosti registracije radnih knjiga. Sve pogreške ispravljaju djelatnici osoblja. Ako se pronađu, stručnjaci se mogu teretiti za administrativni prekršaj.

Sistematizacija i pohrana dokumenata

Stvorene su zasebne zakonodavne norme za reviziju i pohranu dokumenata. Važno je spomenuti članak 17. Federalnog zakona o arhiviranju. U njemu je navedena potreba menadžmenta poduzeća i poduzeća da se pobrinu za očuvanje arhivske dokumentacije za to razdoblje. Rok skladištenja propisan je zakonom i u skladu je s državnim standardima. Da bi se osigurala cjelovitost papirne dokumentacije, koriste se metalni vatrostalni sefovi, ormarići.

Ako je potrebno, podaci iz dokumenata šalju se Državnom odboru za statistiku Ruske Federacije. Automatizacija, digitalizacija cirkulacije papira jedan je od glavnih smjerova u optimizaciji procesa upravljanja radom države. Danas većina izvještavanja nije u papirnatom obliku. To ne oslobađa dužnosti rukovoditelja poduzeća, menadžera u održavanju arhive tijekom jedne, tri, pet ili više godina..

Elektronička evidencija osoblja

Pri uporabi elektroničkih evidencija osoblja važno je pridržavati se uvjeta sigurnosti dokumenata i smanjiti pristup arhivi na temelju zakona o zaštiti osobnih podataka. Elektronsko vođenje evidencije ima nekoliko prednosti:

1. brz pristup dokumentima;
2. zaštita datoteka lozinkom;
3. nema potrebe za kupnjom sefova za uštedu papira;
4. ušteda prostora u poslovnoj zgradi – na tvrdi disk može se pohraniti 10 tisuća dokumenata ili više;
5. ušteda vremena – znak, bilo koji dokument možete pronaći za 1-2 minute u arhivi tvrdog diska na računalu.